Personvernerklæring for Metra Næringsmegling AS

Ditt personvern er viktig for Metra Næringsmegling AS og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet. All behandling av personopplysninger i Metra Næringsmegling AS skal følge det til enhver tid gjeldende personvernregelverket, herunder GDPR og personopplysningsloven. Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.

Med PERSONOPPLYSNING menes enhver opplysning som kan knyttes til en fysisk person.

Med BEHANDLING menes enhver operasjon som gjøres med personopplysninger, for eksempel innsamling, registrering, lagring og utlevering.

Med BEHANDLINGSGRUNNLAG menes rettslig grunnlag som legitimerer behandling av dine personopplysninger.

Personvernerklæringen har som formål å forklare hvordan vi samler data om brukerne våre, hva vi bruker eller potensielt kan bruke denne informasjonen til, samt forklare hva du kan gjøre for å kontrollere bruk av denne informasjonen.

Behandlingsansvarlig

Metra Næringsmegling AS er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger og er i så måte ansvarlig for innhenting, registrering og bruken av informasjon og opplysninger som samles inn. Daglig leder i Metra Næringsmegling AS er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene som utføres Metra Næringsmegling AS. Ansvaret for den daglige oppfølgningen av vår etterlevelse av personvernregelverket er delegert til megler for oppdraget.

Vår behandling av personopplysninger

Metra Næringsmegling AS lagrer opplysninger når du kontakter oss, ved å sende oss en e-post eller ringer. Vi lagrer også opplysninger som du selv registrerer på vår nettside eller via Finn.no. Dette er opplysninger som:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• E-postadresse

I tillegg vil vi innhente personopplysninger om deg dersom vi utfører megleroppdrag for deg som privatkunde. Dette inkluderer kontaktinformasjon som nevnt over, men også din legitimasjon og fødselsnummer.

Dersom du er ansatt hos en av våre kunder, har vi behov for å behandle personopplysninger om deg. Disse innhentes normalt fra deg selv eller fra din arbeidsgiver. Dette er opplysninger som:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• E-postadresse

Formål og behandlingsgrunnlag

Besvare dine henvendelser

Vi innhenter og lagrer personopplysninger du oppgir på vår nettside for å behandle og besvare dine henvendelser.

Vårt grunnlag for slik behandling er at Metra Næringsmegling AS har en berettiget interesse i å kunne besvare deg på henvendelsen jf. GDPR artikkel 6(1)(f).

Gjennomføring av våre tjenester

Når vi behandler personopplysninger om våre kunder, herunder ansatte hos kunder, behandles opplysningene fordi det er nødvendig for å behandle kundeforholdet. Dette omfatter blant annet å svare på forespørsler, utføre ordre, eller gi deg adgang til datarom.

Vi behandler personopplysninger om kunder som er privatpersoner fordi det er nødvendig for å oppfylle en avtale kunden er part i, eller for å gjennomføre tiltak før en eventuell avtaleinngåelse. Dette behandlingsgrunnlaget fremgår av GDPR artikkel 6(1(b).

Vi behandler personopplysninger om ansatte hos kunder fordi det er nødvendig for formål knyttet til Metra Næringsmegling og tredjeparters berettiget interesser, jf. GDPR artikkel 6(1)(f). Disse interessene knytter seg til utførelsen av våre tjenester, herunder salg/kjøp, utleie/leie og verdivurdering av næringseiendom. Metra Næringsmegling har også berettigede interesser i å følge opp og administrere tjenestene, samt kontakte deg vedrørende slike tjenester eller andre henvendelser.

Lovpålagte krav

I noen tilfeller er Metra Næringsmegling etter lov eller annen offentlig myndighetsutøvelse, forpliktet til å lagre og behandle visse personopplysninger om deg. Slike krav fremgår for eksempel av eiendomsmeglingsloven, hvitvaskingsloven og bokføringsloven, og pålegger oss blant annet å innhente legitimasjon fra våre kunder. Se eget avsnitt for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger for å kunne oppfylle eiendomsmeglerens plikt til kundekontroll.

Behandlingsgrunnlaget for denne bruken av personopplysninger er bruken av personopplysninger er at bruken er nødvendig for at vi skal oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler Metra Næringsmegling, jf. GDPR artikkel 6(1)(c).

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?

Personopplysninger vil ikke bli lagret lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller lovpålagte plikter vi har, for eksempel pålegger eiendomsmeglingsforskriften oss å oppbevare alle dokumenter som er mottatt eller utarbeidet av foretaket i forbindelse med det enkelte oppdrag i ti år.

Videre vil vi slette personopplysninger om deg som dersom du ber oss om det, med mindre vi har en lovpålagt plikt eller annet rettslig grunnlag til å oppbevare personopplysningene videre.

Får andre tilgang til dine personopplysninger?

Med mindre noe annet er avtalt har vi adgang til å dele opplysningene med medarbeidere innad i Metra Næringsmegling AS. Våre ansatte er underlagt taushetsplikt. Vi vil dele dine personopplysninger med offentlige myndigheter i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser.

Utover dette vil vi ikke dele dine personopplysninger med andre virksomheter med mindre du samtykker til dette.

Bruk av databehandlere

Metra Næringsmegling AS inngår databehandleravtaler med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss. Våre databehandlere kan ikke behandle dine personopplysninger på annen måte enn slik som er avtalt med oss og beskrevet i denne personvernerklæringen.

Hvor lagres dine personopplysninger?

Personopplysninger som behandles av Metra Næringsmegling AS lagres per i dag på Braathe Gruppen AS sine servere i «Bra Nettsky» ved 2 sikre datalagringsanlegg beliggende i Norge.Vi overfører ikke personopplysninger til land utenfor EU/EØS.

Forebygging og avdekking av straffbare handlinger – hvitvaskingsmeldinger

Metra Næringsmegling AS er omfattet av hvitvaskingsregelverket. Dette pålegger oss blant annet å innhente og oppbevare identitetsopplysninger av alle kunder og parter i oppdrag der vi utfører meglertjenester. Dette medfører at vi må innhente bekreftet kopi av legitimasjon for alle personer som opptrer på vegne av partene i salgs- og utleietransaksjoner samt våre oppdragsgivere i forbindelse med f.eks. verdivurdering. For foretak omfatter plikten også dokumentasjon av foretakets reelle rettighetshavere. Reelle rettighetshavere er definert som fysiske personer som i siste instans eier eller kontrollerer mer enn 25% av foretaket/enheten på grunnlag av eierandel, stemmerett eller annet. Oppbevaringstiden for kundekontroll vil være maksimalt 1 år etter at oppdraget er registrert avsluttet i vårt fagsystem.

Dersom det foreligger mistanke om mistenkelige transaksjoner vil vi foreta nærmere undersøkelser, og dersom undersøkelser ikke avkrefter mistanken vil forholdet bli rapportert til Økokrim, jf. Hvitvaskingsloven §§ 17 og 18. Kunden har etter Hvitvaskingsloven § 28, ikke innsyn i de opplysninger Metra Næringsmegling AS har registrert for disse formålene.

Rettigheter

Du har rett til innsyn i og korrigering eller sletting av personopplysninger eller begrensning av behandlingen som gjelder deg selv, eller til å protestere mot behandlingen samt rett til dataportabilitet. Videre kan du til enhver tid trekke tilbake eventuelle samtykker til behandling av dine personopplysninger.

Du har også rett til ikke å være gjenstand for en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling som har rettsvirkning for, eller på tilsvarende måte i betydelig grad, påvirker deg.

Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige og oppdaterte. Hvis du oppdager feil, ber vi deg ta kontakt med oss slik at vi kan rette opplysningene (GDPR artikkel 16). Du kan også kontakte oss dersom du ønsker at opplysninger skal slettes eller ønsker informasjon om hvilke opplysninger vi har lagret om deg. Retten til sletting gjelder bare i noen tilfeller, eller hvis du har trukket tilbake ditt samtykke. Les mer om retten til sletting i GDPR artikkel 17, og om tilgang til dine personopplysninger i GDPR artikkel 15.

Spørsmål eller anmodninger om innsyn i opplysninger som er registrert om deg kan rettes til post@metra.no, tlf. nr. 69 27 89 00 eller eventuelt per post til Metra Næringsmegling AS, Postboks 280, 1502 Moss.

Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med lovverket kan du rette en klage til Datatilsynet (post@datatilsynet.no). Vi håper imidlertid at du kontakter oss først slik at vi kan rette eventuelle feil.

Endringer

Vi forbeholder oss retten til å endre eller oppdatere denne personvernerklæringen. Alle endringer gjelder fra tidspunktet de ble publisert. Om du ønsker å vite når erklæringen sist ble oppdatert, finner du dette under «sist oppdatert» nederst på siden. Dersom vi foretar endringer i denne personvernerklæringen, vil endringene bli publisert på denne nettsiden.

Sist oppdatert

13.12.2018